S
Shokunin Meeting Playbook v3 · BOD/Sale-fit
📅 Chiều nay 👥 BOD + Sale (không thuộc PJ) 🎯 Client: Booking off ← 📊 Tổng quan dự án
Internal playbook · 3 hướng tiếp cận MỚI

3 hướng tiếp cận
phù hợp với đội BOD/Sale

Constraint chính: đội tham gia không nắm chi tiết dự án → không thể trao đổi sâu về task/feature kỹ thuật. 3 hướng dưới đây không lấy backlog làm trọng tâm, mà tập trung vào những việc BOD/Sale CÓ THỂ làm tốt: quan hệ, chiến lược kinh doanh, thể chế hợp tác.

💰 Chi phí T5
135万 → 80万
👤 BrSE Quảng
Nghỉ cuối T5
🔄 Quan hệ hiện tại
Cá nhân — chưa company-level
🎯 Mục tiêu chiến lược
Re-set quan hệ cấp công ty
🎯 Phạm vi của BOD/Sale trong cuộc họp này

Hiểu rõ "lãnh thổ" trước khi vào họp

Đội tham gia không thuộc dự án → có những vùng nói được, vùng phải tránh, và vùng chỉ tham chiếu nhẹ.

✅ Vùng NÓI ĐƯỢC TỐT

  • Giới thiệu AMELA ở cấp công ty: quy mô, tổ chức, năng lực, governance
  • Chiến lược dài hạn của AMELA với khách hàng Nhật
  • Khung hợp tác, mô hình thương mại, cam kết cấp công ty
  • Hỏi & lắng nghe về business của khách (market, marketing, định hướng)
  • Đề xuất governance: cadence MTG, escalation, reporting
  • Cảm ơn, xây dựng quan hệ con người, business etiquette

🚫 Vùng PHẢI TRÁNH

  • Chi tiết bug/feature cụ thể trong product
  • Estimate effort cho từng task
  • Cam kết deadline release
  • Argue về priority của từng item
  • Demo hoặc giải thích cách product hoạt động
  • Trả lời câu hỏi kỹ thuật → "để check với team rồi reply sau"

※ Vùng CHỈ THAM CHIẾU NHẸ

  • Danh sách 58 task pending — chỉ dùng để "chứng tỏ đã nắm", không mở ra debate
  • Số liệu MTG gần (23/01/2026) — chỉ nói "team chúng tôi đã đồng hành đều đặn"
  • Tên member dự án (Quảng) — chỉ nhắc khi khách hỏi, không chủ động
  • Phiên bản salary V4, các module tech — chỉ nói được tên, không chi tiết
🧭

Nguyên tắc cốt lõi

Cuộc họp này KHÔNG phải để "chốt task hay deadline". Cuộc họp này để người-với-người, công ty-với-công ty — cho khách thấy AMELA tồn tại ở cấp công ty, không chỉ ở cấp dev team. Backlog 58 task là tài sản thông tin nội bộ để đội biết khách đang quan tâm gì, KHÔNG phải vũ khí đàm phán mang ra bàn.

🎴 3 hướng tiếp cận MỚI — phù hợp BOD/Sale

Mỗi hướng đi vào 1 vùng khác nhau

Cả 3 đều không yêu cầu kiến thức kỹ thuật về dự án. Khác biệt ở tone, mục tiêu và vùng nội dung.

APPROACH 01
Chuyến thăm xã giao cấp công ty
ご挨拶・関係構築型 — Courtesy & Relationship Visit
🤝 NHẸ NHÀNG · QUAN HỆ-FIRST

🎯 Mục tiêu

Đi với tâm thế "thăm hỏi & cảm ơn", không bán, không đề xuất. Mục tiêu duy nhất: cho khách thấy AMELA tồn tại ở cấp BOD/Sale, không chỉ ở cấp dev. Tạo cảm giác "công ty được chăm sóc".

🗺️ Vùng nội dung BOD/Sale phụ trách

Mình nói: giới thiệu AMELA quy mô, cam kết dài hạn với khách Nhật, lời cảm ơn về sự tin tưởng.
Mình hỏi: dạo này công ty thế nào, tình hình kinh doanh chung, có gì khó khăn không.
Mình không đụng: task cụ thể, giá cả, hợp đồng.

📋 Agenda đề xuất (60p)

1
Chào hỏi & 名刺交換 — trang trọng nhưng ấm áp5p
2
Giới thiệu AMELA Japan — quy mô, organization, vai trò Mina10p
3
Cảm ơn sự đồng hành lâu năm — không đi vào chi tiết dự án5p
4
Hỏi mở về tình hình kinh doanh & cảm nhận hợp tác với AMELA25p
5
Đề xuất nhịp gặp định kỳ hàng tháng/quý ở cấp công ty10p
6
Wrap-up — cảm ơn, không hứa hẹn, không proposal5p

💬 Script tiếng Nhật gợi ý

「本日は具体的な議題があるわけではなく、御社へのご挨拶と日頃のお礼を申し上げたく参りました。長くお取引いただいているにもかかわらず、AMELA Japan側からのご挨拶が遅くなりまして、申し訳ございません。」 Hôm nay không có agenda cụ thể, đến để chào hỏi & cảm ơn. Xin lỗi vì phía AMELA Japan đã chậm trễ ra mắt dù đã hợp tác lâu.
「最近、御社のご様子はいかがでしょうか? ご事業の状況や、何かお困りごとがあれば、ぜひお聞かせいただければと思います。」 Dạo này quý công ty thế nào? Tình hình kinh doanh ra sao, có khó khăn gì xin cho biết.
「今後、AMELA側から会社レベルで定期的にご訪問させていただきたいと考えております。詳細はまた改めてご相談させてください。」 Sắp tới AMELA muốn thăm định kỳ ở cấp công ty. Chi tiết xin bàn lại sau.

⚖️ Do · Don't

DO
  • Mang 手土産 nhỏ (lễ vật)
  • Card visit đẹp, đầy đủ
  • Đến đúng giờ, ăn mặc chỉnh tề
  • Lắng nghe nhiều hơn nói
DON'T
  • Mở chuyện về giá/budget
  • Mang slide proposal
  • Nhắc tên Quảng
  • Đề xuất giải pháp ngay
Rủi ro
Tốc độ
Tải kiến thức
→ Khách cảm thấy được tôn trọng
→ Mở cửa cho MTG sâu hơn sau
APPROACH 02
Đối thoại business — không nói product
経営対話・事業理解型 — Business Dialogue Mode
🧠 CHIẾN LƯỢC · PEER-TO-PEER

🎯 Mục tiêu

BOD nói chuyện với BOD — tập trung 100% vào BUSINESS của khách, không đụng product. Hiểu được market, định hướng, áp lực thực sự đằng sau việc giảm budget. Định vị AMELA là strategic partner, không phải vendor.

🗺️ Vùng nội dung BOD/Sale phụ trách

Mình nói: AMELA đã hợp tác với nhiều khách Nhật cùng ngành, hiểu thị trường, sẵn sàng share insights.
Mình hỏi: market position của khách, competitor, plan growth, lý do pivot sang marketing, end-customer feedback.
Mình không đụng: task list, feature roadmap, estimate.

📋 Agenda đề xuất (60p)

1
Mở đầu + giới thiệu AMELA Japan ngắn gọn5p
2
"Để hỗ trợ tốt hơn, chúng tôi muốn hiểu thêm về business của quý công ty"5p
3
Hỏi về thị trường: end-customer là ai, growth ra sao, competitor15p
4
Hỏi về định hướng: marketing pivot vì sao, KPI từ giờ đến cuối năm15p
5
AMELA share insights: trend của các khách Nhật cùng ngành (không tiết lộ)10p
6
Đề xuất follow-up: gửi tài liệu business insight, schedule MTG sâu hơn10p

💬 Script tiếng Nhật gợi ý

「我々AMELAは、御社のような建設業・人材派遣業のお客様を複数社サポートさせていただいております。よりよいご支援のために、御社の事業背景や戦略をもう少し深く理解させていただきたく、本日参りました。」 AMELA hỗ trợ nhiều khách trong ngành xây dựng/dispatch. Để support tốt hơn, hôm nay đến để hiểu sâu hơn về business & chiến lược của quý công ty.
「5月から費用調整とのお話を伺っております。差し支えなければ、その背景にある事業戦略やマーケティング計画について、もう少しお聞かせいただけますでしょうか?」 Nghe T5 có điều chỉnh chi phí. Nếu được, xin chia sẻ thêm về chiến lược kinh doanh & kế hoạch marketing đằng sau.
「他社事例として、同じ業界のお客様が直面されている共通課題などもございます。差し支えない範囲で、業界知見をシェアさせていただければと思います。」 Có những case khách khác cùng ngành gặp vấn đề chung. Trong giới hạn cho phép, xin được share industry insights.

⚖️ Do · Don't

DO
  • Câu hỏi mở về business
  • Share insight từ ngành (anonymous)
  • Lắng nghe & take notes
  • Tôn trọng strategy khách
DON'T
  • Phán xét quyết định khách
  • Tiết lộ khách khác cụ thể
  • Chuyển sang sales pitch
  • Tỏ ra "biết hơn" khách
Rủi ro
Tốc độ
Tải kiến thức
→ Hiểu được động cơ thật
→ AMELA = strategic partner
APPROACH 03
Đề xuất khung hợp tác mới
パートナーシップ体制提案型 — Partnership Framework Mode
🏛️ FORWARD · STRUCTURAL

🎯 Mục tiêu

Đem đến một khung hợp tác (framework) mới — không phải proposal về task hay giá, mà về cách hai bên làm việc với nhau từ T6 trở đi. Định vị: AMELA Japan muốn nâng cấp quan hệ lên partnership cấp công ty, không phải vendor-buyer.

🗺️ Vùng nội dung BOD/Sale phụ trách

Mình nói: đề xuất framework 4 lớp — Strategic / Tactical / Operational / Reporting.
Mình hỏi: khách có muốn structure quan hệ chính thức không, có cần MTG cấp BOD định kỳ không.
Mình không đụng: giá trị cụ thể trong framework, task list, deadline.

📋 Agenda đề xuất (60p)

1
Mở đầu + giới thiệu AMELA Japan, vai trò Mina5p
2
Lý do đến hôm nay: "vì T5 có điều chỉnh, T6 trở đi cần re-set thể chế"10p
3
Trình bày 4-tier framework (xem dưới) — high-level, không kỹ thuật20p
4
Discuss: khách muốn structure gì, cadence nào phù hợp15p
5
Chốt next step: gửi formal proposal framework + đặt MTG sau10p

🏛️ Framework 4 tier đề xuất

Tier 1 — Strategic (BOD ↔ BOD)
Quarterly Business Review. Bàn về vision, roadmap dài hạn, partnership opportunities. Mỗi quý, BOD 2 bên gặp 1 lần
Tier 2 — Tactical (AM ↔ PM)
Monthly review. Mina làm AM phía AMELA, phụ trách priorities & resource planning. Hàng tháng, Mina (AM) làm việc với PM của khách
Tier 3 — Operational (Dev team ↔ Operator)
Weekly standup. Team Vietnam tiếp tục handle daily work — KHÔNG thay đổi. Hàng tuần, dev team Việt Nam làm việc với operator khách
Tier 4 — Reporting & Transparency
Monthly report: tiến độ, chi phí, risks. Escalation path rõ ràng khi có vấn đề. Báo cáo định kỳ + escalation rõ ràng

⚖️ Do · Don't

DO
  • Mang slide framework 1 trang
  • Nhấn "continuity team Vietnam"
  • Đặt cadence MTG cụ thể
  • Giới thiệu Mina rõ ràng
DON'T
  • Đề xuất giá/budget cụ thể
  • Cam kết tier kỹ thuật
  • Framework quá phức tạp
  • Nói "thay Quảng"
Rủi ro
Tốc độ
Tải kiến thức
→ Có framework để follow-up
→ Re-set quan hệ rõ ràng
💡 Khuyến nghị

Chọn theo "mức sẵn sàng" của đội & quan hệ với khách

Không có "approach đúng nhất". Chọn theo (a) đội có chuẩn bị được slide không, (b) quan hệ đã đủ thân chưa.

🎯

Recommended APPROACH 01 + 一部 03

Buổi họp này lần đầu BOD/Sale ra mắt khách sau thời gian dài Quảng làm cá nhân → ưu tiên Approach 1 (Courtesy Visit). Lý do: an toàn, không sai sót, đặt nền cho quan hệ. Gài nhẹ một ý từ Approach 3 ở cuối: "sắp tới muốn đề xuất khung hợp tác chính thức ở cấp công ty" — để mở đường cho MTG sau mà KHÔNG ra framework chi tiết ngay hôm nay.

① Courtesy + giới thiệu (40p)
→
Lắng nghe business (15p)
→
Gài nhẹ ý "khung hợp tác" (5p)
→
📅 Hẹn MTG sâu hơn sau 2 tuần
💡

Khi nào nên chọn Approach 2 hoặc 3 thay vì 1?

Approach 2 (Business Dialogue): nếu BOD AMELA có kinh nghiệm trong ngành xây dựng/dispatch và CÓ THỂ share insight thật. Nếu không có insight chuẩn bị sẵn → tránh, kẻo ngược lại làm khách thấy "BOD nói chung chung".
Approach 3 (Framework): nếu đội ĐÃ chuẩn bị slide framework 4-tier sẵn sàng (trước cuộc họp) và đã align nội bộ về vai trò Mina. Nếu chưa chuẩn bị kỹ → đề xuất framework giữa chừng sẽ thiếu sức nặng.

「具体的に何しに来たの?」 "Cụ thể đến để làm gì?"
「長くお取引いただいているお礼と、今後AMELA Japanとして会社レベルでより密にサポートさせていただきたいというご挨拶です。」
→ Cảm ơn vì hợp tác lâu, & chào hỏi với mong muốn AMELA Japan support sát hơn ở cấp công ty.
「タスクの進捗はどうなってる?」 "Task pending tiến triển ra sao?"
「個別のタスク状況については、開発チームから別途ご報告させていただきます。本日は会社レベルでのお話をさせてください。」
→ Tình trạng task cụ thể sẽ có team dev báo cáo riêng. Hôm nay xin được nói ở cấp công ty.
「費用調整についてはどう考えてる?」 "Việc điều chỉnh chi phí thì nghĩ sao?"
「ご意向はクォンから伺っております。御社のご状況をしっかり理解した上で、来月以降の体制についてはAMELA Japanとして改めて正式にご提案させていただきます。」
→ Đã nghe ý định qua Quảng. Sau khi hiểu rõ tình hình, AMELA Japan sẽ đề xuất chính thức về thể chế từ tháng sau.
「クォンさん辞めるの?」 "Quảng nghỉ à?" (nếu khách hỏi)
「クォンの件は後ほど別途ご相談させていただきます。本日は会社レベルでの体制強化のお話に集中させてください。ベトナム側の開発体制は引き続き安定しておりますので、ご安心ください。」
→ Về việc của Quảng xin được bàn riêng sau. Hôm nay xin tập trung vào tăng cường thể chế cấp công ty. Đội Vietnam vẫn ổn định, xin yên tâm.
👂 Tín hiệu cần "đọc" trong cuộc họp

Đọc khách → điều chỉnh giữa cuộc họp

🟢 Tín hiệu TÍCH CỰC — open & engaged

Khách share thẳng về business/strategy
→ Đang open, có thể push thêm Approach 2 (business dialogue)
「来年もう少しスケールしたい」
"Năm sau muốn scale" → có commitment dài hạn, đẩy được Tier 1 (QBR)
Hỏi về tổ chức/role của AMELA Japan
→ Sẵn sàng accept Mina làm window chính
「定期的にこういう機会があると嬉しい」
"Định kỳ có MTG thế này thì tốt" → sẵn sàng cho cadence MTG

🔴 Tín hiệu CẢNH BÁO — chậm lại, không push

「6月以降はまだ未定」(lặp nhiều lần)
"T6 trở đi chưa rõ" → đừng đẩy framework hôm nay, để MTG sau
「他社も検討中」
"Đang xem vendor khác" → CỰC nghiêm trọng. Chuyển hẳn sang retention mode
Lảng tránh câu hỏi về business/strategy
→ Khách che giấu thông tin, không đủ tin tưởng. Lùi về Approach 1
「クォンさんに直接話してます」
"Đang nói trực tiếp với Quảng" → chưa accept window mới. Mềm hơn, không push Mina